Tietosuojaseloste rekrytointi

Epecin rekrytoinnin aikana kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste.

Päivitetty 27.3.2026

Rekisterinpitäjä

Epec Oy (jäljempänä ”Epec Oy”, ”Epec” tai ”rekisterinpitäjä”)

Y-tunnus: FI15690673

Laakeriväylä 1
60100 Seinäjoki, Finland,
Puhelin +358 20 7608 111
www.epec.fi

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Kaikissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä, pyynnöissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä:

Epec Oy
privacy@epec.fi

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

 

Rekisterin nimi

Epecin rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiprosessin toteuttaminen, hallinnointi ja dokumentointi sekä soveltuvan työntekijän valinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, hakijoiden soveltuvuuden arvioimiseksi sekä rekrytointiin liittyviin tiedusteluihin ja mahdollisiin oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi;
• sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet rekisteröidyn pyynnöstä;
• rekisteröidyn suostumus siltä osin kuin käsittely sitä edellyttää (esimerkiksi hakijapooliin tallentaminen tai soveltuvuusarvioinnit)

Rekisterinpitäjä on arvioinut, että käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista eikä syrjäytä rekisteröidyn perusoikeuksia ja -vapauksia.

Rekisterinpitäjä on suorittanut oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn osalta tasapainotestin (Legitimate Interest Assessment), jossa on arvioitu käsittelyn vaikutukset rekisteröityjen oikeuksiin ja varmistettu, että käsittely on rekisteröidyn kohtuullisten odotusten mukaista.

 

Rekisterin tietosisältö

Työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Epecin kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.

Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

• Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli , käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana
• Yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot
• Työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
• Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit
• Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
• Epecin rekrytointiprosessin ja ulkoisten sidosryhmien tuottamat tiedot, kuten haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
• Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot

Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa:

• rekrytointiprosessin aikana syntyneet arvioinnit ja muistiinpanot
• mahdolliset soveltuvuusarviointien tulokset (edellyttäen rekisteröidyn suostumusta)
• rekrytointiprosessin tekniset tiedot (esimerkiksi hakemuksen jättämisajankohta ja käsittelyvaiheet)

Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietojen minimoinnin periaatetta siten, että henkilötietoja käsitellään ainoastaan siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia rekrytointiprosessin kannalta.

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (GDPR 9 artikla). Mikäli rekisteröity toimittaa tällaisia tietoja vapaaehtoisesti, käsittely rajoitetaan välttämättömään ja tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

 

Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse.

Lisäksi tietoja voidaan saada:

• rekrytointiprosessiin osallistuvilta henkilöiltä ja tahoilta (esimerkiksi haastattelijat ja rekrytointikonsultit)
• rekisteröidyn nimeämiltä suosittelijoilta
• julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten ammatillisista verkostoitumispalveluista (esimerkiksi LinkedIn)

Julkisesti saatavilla olevia tietoja voidaan käsitellä ainoastaan seuraavin edellytyksin:

• tiedot ovat rekisteröidyn itse julkisesti saataville asettamia
• tiedot liittyvät rekisteröidyn ammatilliseen profiiliin
• käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista rekrytoitavaan tehtävään nähden
• tietojen keruu rajoittuu olennaisiin tietoihin (tietojen minimointi)
• tietoja ei kerätä yksityisluonteisista tai ei-ammatillisista lähteistä
• tietoja ei yhdistetä muihin tietoihin tavalla, joka voisi johtaa rekisteröidyn kannalta yllättävään tai kohtuuttomaan käsittelyyn

Mikäli henkilötietoja kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteröityä informoidaan käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jättämällä työhakemuksen rekisteröity antaa henkilötietonsa rekrytointiprosessin käsittelyä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin oikeusperusteisiin.

 

Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa Epec Oy:n ja sen konserniyhtiöiden sisällä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille
• rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluntarjoajille (esimerkiksi rekrytointijärjestelmät, IT-palvelut, soveltuvuusarvioinnit, lakipalvelut)

Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, ja heidän kanssaan on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.

Epec Oy:n emoyhtiö Ponsse Oyj voi käsitellä henkilötietoja joko henkilötietojen käsittelijänä tai yhteisrekisterinpitäjänä riippuen käsittelyn luonteesta (esimerkiksi, rajoituksetta HR-tukipalveluiden ja järjestelmien osalta). Tällöin osapuolten vastuut ja velvollisuudet on määritelty sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti osapuolten välisissä sopimuksissa. Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada lisätietoja käsittelyrooleista.

Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei luovuttamiseen ole lainsäädäntöön perustuvaa velvoitetta tai oikeutta.

 

Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain, mikäli se on tarpeen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tai teknisen käsittelyn vuoksi.

Tällöin rekisterinpitäjä varmistaa, että siirrot toteutetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

 

Tietojen suojaus ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöoikeus on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Rekisteri on suojattu asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten käyttöoikeushallinnalla, salasanasuojauksella, palomuureilla ja lokituksella. Rekisterinpitäjä arvioi tietoturvatoimenpiteiden riittävyyttä säännöllisesti riskiperusteisesti ja kehittää niitä jatkuvasti ottaen huomioon käsittelyyn liittyvät riskit rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Henkilötietoja säilytetään enintään 24 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä. Säilytysaika perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun dokumentoida rekrytointiprosessi sekä laatia, esittää tai puolustaa mahdollisia oikeudellisia vaateita. Mikäli rekisteröity antaa erillisen suostumuksensa, tietoja voidaan säilyttää hakijapoolissa enintään 24 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä. Erilaisiin käsittelytarkoituksiin liittyviä tietoja voidaan säilyttää eri aikoja tietojen käyttötarkoituksen mukaisesti.

Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa, ellei tietojen säilyttämiselle ole lainsäädäntöön perustuvaa velvoitetta tai oikeutettua perustetta.

Mikäli työnhakijasta tulee Epecin työntekijä, Epec säilyttää rekisteröidyn työnhakijana antamia ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan Epecin työntekijöiden tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.

Epec arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Epec huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

• oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot;
• oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua sekä tietojen poistamista; ja
• oikeus peruuttaa suostumuksensa, jos rekisteröidyn tietojen käsittely perustuu suostumukseen. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti alla kohdassa ”Yhteydenotot” osoitettuun sähköpostiosoitteseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lain edellyttämissä rajoissa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin rekisterinpitäjä arvioi, voidaanko käsittelyä jatkaa, mikäli siihen on olemassa pakottava ja perusteltu syy, kuten rekrytointiprosessin dokumentointi tai oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä läpinäkyvällä tavalla
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin (tietojen siirrettävyys)

Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli rekisteröidyn esittämät pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti niiden toistuvuuden vuoksi, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

 

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee rekrytointipäätöksiä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuen eikä käytä profilointia siten, että sillä olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Rekrytointiprosessissa voidaan käyttää arviointimenetelmiä, mutta lopulliset päätökset perustuvat aina ihmisen tekemään kokonaisarvioon.

 

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä: privacy@epec.fi

Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnöt luottamuksellisesti ja voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.